Formelt brev

Et formelt brev er et brev som har et fast oppsett. Denne formen for brev benyttes gjerne i profesjonelle og mer formelle sammenhenger.

Eksempler på dette er jobbsøking, brev til forsikringsselskap eller brev som sendes til advokater og ligningskontor.

I et formelt brev er det viktig at språket som anvendes er forståelig og lettlest, slik at mottakeren ikke har problemer med å tolke budskapet.

Vi skal nå se nærmere på hvordan du kan skrive et formelt brev!

Hva er et formelt brev?

Et formelt brev kan betraktes som det motsatte av et personlig brev. Dersom du skal skrive et brev til et nært familiemedlem eller en god venn, er som regel ikke nødvendig å sende et formelt brev. Brevet kan sendes enten digitalt via e-post, eller via fysisk brevpost.

Hva kjennetegner et formelt brev? Først og fremst har det et spesifikt oppsett, med avsender, mottaker, dato, overskrift og signatur.

I tillegg har brevet en innledning, hoveddel og en slutt – på samme måte som en artikkel.

Formelle brev inneholder ofte også vedlegg, som for eksempel en tekstfil eller bilder. Når et brev er formelt, er det også vanlig at en holder en forholdsvis saklig tone.

Det er heller ikke vanlig å bruke humor i et formelt brev.

Dersom du er usikker på hva slags tone du skal ha i brevet, kan du se for deg et brev sendt ut fra en offentlig etat som Skatteetaten eller NAV.

Det er denne stilen du er ute etter!

Når skrives formelle brev?

Det er vanlig å benytte seg av den formelle brevsorten i profesjonelle sammenhenger – altså i arbeidslivet.

Du vil imidlertid også ha bruk for å skrive et formelt brev som privatperson i ny og ne. Dette gjelder for eksempel om du skal skrive brev til foreninger eller myndigheter.

Som privatperson kan du også ha behov for brev av det formelle slaget dersom du skal skrive brev til noen du ikke kjenner.

• Brev til myndigheter og offentlige instanser
• Brev i profesjonelle sammenhenger
• Brev til personer du ikke kjenner
• Brev til organisasjoner og bedrifter

Hvordan skrive formelt brev?

Når du skal skrive et formelt brev, er det ikke bare tonefall som må tas hensyn til. Det er også viktig at brevet får korrekt oppsett.

Vi skal nå se nærmere på de ulike elementene som bør inkluderes i formelle brev. Ta gjerne utgangspunkt i dette når du skal skrive et brev av den formelle sorten.

Overskrift: Hva handler brevet om?

Ditt formelle brev bør ha en overskrift, og denne bør si noe om hva brevet omhandler. Her kan du gjerne velge fet skrifttype.

Det er ikke nødvendig å ha understreking i overskriften. Pass også på at det ikke er skilletegn som punktum etter tittelen.

Innledning: Hva skal tas opp?

Formelle brev bør også ha en kort innledning. Poenget med innledningen er å gi mottakeren en idé om hva avsender ønsker å ta opp.

Er det formelle brevet ditt et svarbrev, skal det innledes med at du viser til en spesifikk annonse eller et tidligere mottatt brev.

Etter innledningen kan du sette inn en blank linje, noe som markerer avsnittet.

Hoveddel: Detaljert beskrivelse

I et formelt brev skal det også være en hoveddel. Her kan du utdype saken du ønsker å ta opp, og forklare ting nærmere.

Du kan også benytte hoveddelen til å stille eventuelle spørsmål. Husk også å ha et avsnitt etter hoveddelen, før du skriver avslutningen.

Avslutning: En kort avrunding

Det er også viktig at du inkluderer en liten avslutning i brevet ditt. Denne trenger ikke være noe lang.

Som regel holder det at du bare skriver «Ser frem til svar snarest» – eller lignende.

Avslutt deretter brevet med «Med vennlig hilsen», eventuelt bare «Med hilsen», og navnet ditt.

Dersom du skal legge inn en signatur, kan dette gjøres enten for hånd eller digitalt. Det finnes digitale signeringsprogrammer som lar deg legge inn signatur i tekstfiler.

Eventuelt kan du skanne signaturen din og lime den inn i dokumentet.

Andre elementer: Avsender, mottaker og dato

Et formelt brev skal også inneholde informasjon om deg som avsender.

Skriv inn navn og adresse helt øverst i brevets venstre hjørne. Her kan du også legge inn e-postadresse og telefonnummer om ønskelig.

Du kan gjerne legge inn dato også. Denne legges inn på samme linje som poststed. Et tips er å skrive inn dato med navnet på måneden (fremfor tall), da dette er lettere å lese.

Legg inn omtrent to linjer med mellomrom under avsender, og før inn navn og adresse på mottaker.

Tiltaleform i et formelt brev

Hvordan skal du henvende deg til leseren i et brev av den formelle sorten? Hovedregelen er at du henvender deg til leseren som «du», dersom du skriver til én navngitt, spesifikk person.

Skriver du til en organisasjon, virksomhet eller lignende, er det vanlig å benytte «dere» som tiltaleform.

Godt språk er viktig

Når du skriver et formelt brev, er det viktig at du sørger for at språket er grammatisk korrekt og uten skrivefeil.

Bruk gjerne et skriveprogram med stavekontroll. Husk likevel på at særskrivingsfeil som regel ikke fanges opp av skriveprogrammer.

Dersom du er usikker på egne skriveferdigheter, kan du alltids få skrivehjelp av en tekstforfatter. Vedkommende vil sørge for at brevet ditt får høy språklig kvalitet.

Hjelp til formelt brev!

Et formelt brev er et upersonlig brev som har et visst oppsett. Det er vanlig å inkludere dato, avsender, mottaker, innledning, hoveddel og en avslutning.

I tillegg er det vanlig at brevet har en overskrift, og i noen tilfeller vedlegg. Det er viktig å huske på at et formelt brev bør benytte tiltaleform «du» eller «dere».

Hva du skal benytte, kommer an på hvorvidt du skriver til en enkeltperson eller en hel organisasjon eller bedrift. Ha en høflig og nøytral tone, og unngå humor.

Et formelt brev bør også ha god språklig flyt, og være fri for skrivefeil eller grammatikkfeil. Dette kan et tekstbyrå hjelpe deg med!

Din Tekstforfatter kan skrive brevet for deg fra bunnen av, eller korrekturlese et brev du allerede har laget selv.

Kontakt oss i dag for mer informasjon, og få en gratis prøvetekst på 500 ord!