Formell e-post
De fleste vet hva en e-post er. Men hva er en formell e-post? Dette er også en e-post, men forskjellen ligger i ordet ‘’formell’’. Det er et adjektiv som forteller oss at denne e-post er ment for noen den som skriver ikke kjenner så godt.
Det å skrive formelle e-post er faktisk vanligere enn mange tror. I dagens samfunn er nok de fleste e-poster formelle, siden uformell kommunikasjon ofte foregår ved hjelp av en annen kommunikasjonsmetode.
Det finnes mange eksempler på hvem du skriver en formell e-post til. Det kan være sjefen din, læreren din på skolen, kunderådgiveren din i banken eller som en henvendelse til kundeservice på en nettbutikk du har kjøpt noe.
Formell e-post eksempel
Du synes kanskje at det virker litt skummelt å sende en e-post til noen du ikke kjenner. Vi har selv vært der, så det skjønner vi. Realiteten er nok at det er du som tenker mest på det, og ikke den faktiske mottakeren. Et eksempel kan være en e-post til vaktmesteren i bygningen du bor i:
Hei, Ola Nordmann
Jeg henvender meg til deg, siden du er vaktmester i boligkomplekset i Nordmannsveien. Har du anledning til å komme innom leilighet nr 14B? Jeg frykter at det er noe galt med oppvaskmaskinen min.
På forhånd takk for hjelpen!
Med vennlig hilsen
Kari Nordmann
Hvordan skrive mail til sjefen?
Når du skal skrive en mail til sjefen, så faller denne mailen inn under kategorien ‘’formell e-post’’. Selv om du kanskje kjenner sjefen litt, så er det likevel en formell e-post.
Det å skrive en e-post til sjefen, er i seg selv ikke en vanskelig prosess. Det er likevel noen elementer som det er viktig å huske på. En mail til sjefen bør ha et konkret emne, og innholdet bør være kort og konsist. Hvis du er usikker, må du gjerne la deg inspirere av hvordan de skriver til deg.
Før du setter deg ned for å skrive en mail til sjefen, kan det være lurt å besvare noen spørsmål mentalt for deg selv. Et eksempel på det er om dette er noe som bør tas opp på mail, eller er dette noe vi bør diskutere muntlig? Hvis svaret på det er nei, så bør du ikke sende den mailen.
Slik bør bedrifter skrive til kundene
Reglene for hvordan en formell e-post skrives gjelder ikke bare fra deg til en mottaker. Det gjelder den andre veien også.
Ovenfor så nevnte vi et eksempel om hvem du sendte formelle e-poster til. Et av disse eksemplene ‘’en henvendelse til kundeservice på en nettbutikk du har kjøpt noe’’. Hvis vedkommende som svarer deg, sender en lite hyggelig mail tilbake, så frister det kanskje ikke å handle der igjen?
Det hadde ikke vi villet gjøre heller, så konklusjonen her er altså at bedrifter også skal skrive til kundene sine på en hyggelig og respektfull måte.
Motta hjelp til å skrive e-poster
Det å skrive e-poster er noe som virker relativt enkelt. Men som vi har sett, så er det faktisk mye arbeid bak hver eneste e-post. Så hvis dette er noe du synes er litt skummelt, så vil vi i Din Tekstforfatter mer enn gjerne hjelpe deg med det.
Enten du ønsker hjelp til å skrive en eller flere e-poster fra start til slutt, eller at vi skal korrekturlese et utkast, så hjelper vi deg selvsagt med begge deler. Ta kontakt for å få enda mer informasjon!